稽核也要遵循管理学上的P(Plan)、D(Do)、C(Check)、A(Action)循环,在稽核前稽核人员一定要先做好《稽核计划》,正象行军打仗前、司令部要先做好战略谋划一样:
1、要先做出空白的《稽核任务书》,规定出本次稽核的项目内容、本次稽核的起止时间等,便于自己在稽核中有所记录。
2、做好稽核的时间安排:先稽核哪个部门、后稽核哪个部门,第一个被稽核的部门是什么时间去稽核、什么时间稽核结束,第二个被稽核的部门是什么时间去稽核、什么时间稽核结束等,稽核员必须能说出个子丑寅卯来。
第八步:按照稽核计划去相关部门进行稽核:
1、在到相关部门进行稽核的过程中,稽核人员要根椐现实情况灵活处理,比如:被稽核的人员,在被稽核的时间段内忽然有事情急需处理时,稽核人员就要理解和支持——改动稽核计划换个时间再来;而不要象执行公务一样生搬硬套、一板一眼的与被稽核人员针锋相对。
2、在稽核过程中,当稽核员发现有不符合规定的项目时,一定要态度和善的与被稽核人员沟通,要学会循循善诱让被稽核人员认识到自己的错误,只有这样,他才能改正错误、达到稽核的目的。
3、在一项稽核完成后,稽核人员要及时填写《稽核检查表》,并在填写完毕后让被稽核人员浏览确认、签上自己的姓名,本项稽核才算稽核结束。
第九步:稽核后必须做的几个关键动作:
稽核后要及时对本次稽核进行后序处理,才能达到稽核的目的,不是说稽核完毕填写好《稽核检查表》、就万事大吉大功告成了;稽核后还要做好最关键的三个动作:
1、对违反相关规定或按规定做的好、应该奖励的人员开出《稽核奖罚单》:这里应该抛弃掉的一个观念是:稽核后稽核人员要不仅仅只会开罚单,流程制度中规定有奖励的一定要一诺千金的进行奖励。
2、发出《整改通知书》交给被稽核的人员:此举动的目的是让被稽核的人员做出保证、并限期改正;因为稽核的宗旨是:给被稽核人员敲起警钟、进行改善;如果我们只对被稽核人进行了奖罚,到底下一步会不会改善稽核员都是丈二和尚摸不着头脑,你说:此次稽核是不是和尚剃头—白费力了。
3、稽核员要对稽核的结果大肆宣扬:榜样的力量是无穷的,同样的道理:“杀一儆百”的威力也是无法可挡的,当稽核员发出《整改通知》后,一定要积极采取各种方式大肆宣扬,把做的好进行奖励和做的差进行处分的两种结果、形成鲜明的对比:在大会上进行导读、在宣传栏上进行张贴、在案例分析会上进行分析等,让企业的人无人不晓。
第十步:稽核员需要注意的几个事项如下:
1、稽核前要自己先熟悉稽核的依据,然后做稽核才不会出现外行教内行的情况。
2、稽核过程中,凡违规的事一定要记录并要经责任人“签字画押”。
3、要始终抱着帮助被稽核人做好工作的心态去做稽核。